6 dudas más comunes sobre un sistema de facturación electrónica

La optimización de procesos se ha convertido en una prioridad para las empresas durante los últimos años y, para lograrlo, los sistemas de facturación electrónica están comenzando a destacar por ser una opción confiable por contar con múltiples ventajas.

En caso de que tú te encuentres considerando la idea de implementar una de estas herramientas para tu empresa, pero las dudas sobre su funcionamiento y otras características estén deteniéndote de buscar un proveedor, entonces acompáñanos a revisar las preguntas más habituales que los usuarios tienen al respecto de un software para facturar.

1.  ¿Qué es la facturación electrónica?

Imposible no comenzar con esta pregunta. Ahora bien, la facturación electrónica no se trata solamente de la transición del papel a lo digital; consiste en la generación de comprobantes de venta en formato electrónico, los cuales se crean, transmiten y almacenan a partir de tecnologías de la información.

Con este método, se reducen errores manuales, se agilizan operaciones comerciales y, en general, se asegura la rapidez y eficiencia de cada transacción.

No obstante, para que los comprobantes tengan validez, deben ser verificados por la DIAN antes de su entrega al comprador; aquí es donde entra un sistema de facturación electrónica, los cuales se diseñan en específico para integrar y simplificar las ya mencionadas operaciones bajo las normativas vigentes.

2.  ¿Es necesario que los software de facturación cuenten con autorización de la DIAN?

Sí, ya que es una garantía de seguridad y confiabilidad con las normativas fiscales de Colombia. El hecho de contar con un aval así, será sinónimo de que tus transacciones van a realizarse conforme a las leyes vigentes y de que estarás protegido contra fraudes o errores administrativos.

Si cada una de tus facturas emitidas es válida para efectos legales y tributarios, facilitarás aspectos como una auditoría o el seguimiento de las operaciones, logrando así una mayor transparencia en tu gestión financiera.

3.  ¿Qué proveedores están autorizados para emitir factura electrónica?

Existen proveedores que cumplen con rigurosos estándares de seguridad con las regulaciones tributarias del país con el fin de brindarles a los usuarios la tranquilidad de que sus facturas serán reconocidas por las autoridades correspondientes y también de que serán aceptadas en todos los ámbitos comerciales.

Usar software de facturación electrónica autorizado disminuye el riesgo de sanciones, al igual que problemas por incumplimiento, pero también pueden ser herramientas eficaces para el control y el análisis de la administración financiera de tu organización.

4.  ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de facturación electrónica?

La optimización de procesos no es la única ventaja que traen integrada:

• Reduce errores humanos.
• Disminuye costos asociados al almacenamiento, impresión y envío de documentos físicos.
• Algunos brindan un acceso inmediato y seguro a los datos gracias a su tecnología en la nube.
• Facilita la colaboración y coordinación entre distintas áreas de un negocio.
• Mejora la experiencia al cliente a través de una interacción más rápida y eficiente.

La lista es extensa, pero tras seleccionar a los proveedores de tu preferencia, evalúa cuáles de sus características le convienen más a tu organización.

5.  ¿Un software de facturación me puede ayudar a la gestión de mi empresa?

Por supuesto. La adopción de una plataforma para facturar te va a permitir, por ejemplo, monitorear en tiempo real todas las transacciones, algo crucial para mantener una visión clara del flujo de caja y las operaciones diarias.

Como ya se mencionó, son un aliado en el cumplimiento normativo y no requerirá de actualizaciones manuales, pues integrará de forma automática las últimas regulaciones. El sistema va a encargarse de que refuerces tu posición competitiva de tu organización dentro del mercado al demostrar un compromiso con la transparencia, la legalidad y la innovación tecnológica.

6.  ¿Es difícil migrar a un software de facturación electrónica?

La transición puede parecer desafiante en un inicio, pero en realidad es fluida y sencilla, siempre y cuando se cuente con un proveedor preocupado por brindar todo el apoyo necesario. De hecho, existen algunos que ofrecen capacitación para que los usuarios comprendan el funcionamiento de cada funcionalidad, dando pie a que el uso diario sea cómodo y rápido.

Otro punto a destacar es que no debes abrumarte con la preocupación de que tu base de datos se tenga que ingresar de nuevo, ya que tu equipo podrá continuar trabajando sobre lo que ya había.

Conclusiones

Esperamos que la explicación de estas dudas haya funcionado para que decidas apoyarte en estas tecnologías e impulsar el crecimiento, el rendimiento y la innovación de tu negocio,

¡No te quedes atrás!