CFDI 4.0 en México, ¿cómo simplificar la emisión de facturas?

De acuerdo con lo establecido el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en México, a partir del 1 de abril de 2023, la única versión válida de los comprobantes fiscales digitales es la versión del CFDI 4.0, de manera que todos los contribuyentes deberán tener un sistema de facturación actualizado para cumplir con los nuevos requerimientos.

Es por esto que, en este post, te explicamos todo lo que tienes que saber, pero al mismo tiempo te compartimos una serie de sugerencias sobre cómo puedes facilitar tus procesos de facturación, para generar tus comprobantes de una forma sencilla y evitar sanciones por incumplimiento.

Lo que debes saber del CFDI 4.0 en México

De acuerdo con la Reforma Fiscal aplicable a partir del año 2022, se actualizó la versión de los comprobantes fiscales, con el fin de incluir información adicional sobre el emisor y el receptor, así como la incorporación de nuevos campos y procedimientos actualizados para la cancelación de los comprobantes, cuando es necesario.

Luego de un periodo de convivencia entre las dos versiones de la factura electrónica, las autoridades fiscales determinaron que el CFDI 4.0 es obligatoria a partir del 1 de abril de 2023. Fecha a partir de la cual, todas las empresas deben emitir sus comprobantes electrónicos con las nuevas especificaciones.

Para aquellos contribuyentes que incumplan con esta nueva disposición, las autoridades anunciaron multas que van desde el 5 y 10% del valor de la factura, aplicables cuando se cancelan facturas fuera de tiempo o cuando no se cancelan CFDI con un monto erróneo. Por otro lado, también existen sanciones para las facturas que no cuentan con los complementos necesarios.

Principales cambios en nuevo sistema de facturación

Algunos de estos cambios son:

• Incluir el código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.

• Es obligatorio especificar el régimen fiscal del receptor del CFDI.

• Se actualizó la versión del Comprobante de Recepción de pagos a su versión 2.0

• Es necesario reportar cuando el comprobante ampara operaciones que son objeto de impuestos indirectos.

• También debe especificarse cuando se reportan operaciones con el público en general o a nombre de terceros.

• Finalmente, en caso de cancelarse un CFDI, se debe realizar en el mismo ejercicio fiscal en curso y especificar el motivo de la cancelación, con base en un catálogo de opciones aceptadas.

Con esto, el CFDI de nómina, también tuvo cambios respecto de la información de los trabajadores, que anteriormente solo incluía el RFC y, con la nueva versión, es importante agregar el código postal de su domicilio fiscal, el régimen fiscal en el que está inscrito y el método de pago correspondiente.

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Actualiza la información de tus clientes

Una forma de facilitar la emisión de los comprobantes fiscales es actualizar la información de los clientes de tu empresa y empleados, así como todas las personas físicas y morales con quienes tienes relaciones comerciales, respecto de los datos de su régimen fiscal y domicilio fiscal correspondiente.

En este caso, es importante recordar que dicha información debe coincidir con la base de datos que el SAT tiene del Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Por este motivo, algunas empresas optaron por solicitar la Constancia de Situación Fiscal, que es la forma de obtener la información verificada.

Sin embargo, el SAT puso a disposición de los contribuyentes la opción de tramitar “por única ocasión” la información fiscal de sus empleados, necesaria para el llenado de los comprobantes de nómina: nombre, código postal o domicilio fiscal y régimen fiscal. Esto puede tramitarse a través del portal del SAT en la sección de “Servicios de Internet”. La autoridad tributaria, entrega la respuesta en un plazo de 10 días hábiles.

Utiliza un facturador electrónico

La siguiente recomendación para simplificar la emisión de los comprobantes fiscales es apoyarse en soluciones tecnológicas, como es el caso de un software de facturación electrónica. Se trata de programas informáticos, actualizados con base en las disposiciones fiscales, que facilitan el llenado, de acuerdo con los requisitos establecidos.

Utilizar este tipo de herramientas también permite ahorrar tiempo y evitar el llenado manual que es susceptible de errores, además que permite automatizar ciertos procesos como el envío instantáneo de comprobantes a los clientes, trabajadores y otras personas relacionadas, de manera eficiente y segura.

Al mismo tiempo, este tipo de plataformas tecnológicas permite tener un respaldo de todas las facturas emitidas, para hacer una gestión correcta de la información, mantenerla en orden y de forma segura para cumplir con las declaraciones fiscales correspondientes.

Ventajas de usar un software de facturación

Además, de lo anterior, existen diversas ventajas de utilizar un software de facturación que tienen que ver con la digitalización de procesos al interior de la empresa, mediante la utilización de sistemas interconectados que permiten tener la información constantemente actualizada, mediante procedimientos completamente automatizados.

Esto al mismo tiempo genera una serie de ahorros en tiempo y personal dedicado al llenado de facturas, minimizar los errores, mediante la utilización de bases de datos pre cargadas que permiten realizar cálculos correctos, en cuestión de segundos, para enviar comprobantes en menos tiempo y eficientar este proceso en beneficio de los clientes.

Por otro lado, al tratarse de sistemas de información que pueden integrarse con otros programas, la gestión de inventarios, almacenes, los registros contables, la conciliación de pagos y los cálculos de impuestos pueden automatizarse para mejorar todos los procesos relacionados en el negocio.