¿Conviene cambiar de software contable antes de que cierre el año?

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En estos últimos meses del año, con la operación empezando a enfocarse en todos aquellos procesos que marcan el final del ejercicio fiscal, algunas empresas deciden evaluar el software contable que utilizan para revisar si aún logra responder a las exigencias actuales de la operación o si, por el contrario, ya se ha quedado atrás.

¿En qué consiste ese proceso? ¿Cuáles son los aspectos que se revisan sobre la utilidad de la herramienta? En esta nota te contaremos los detalles, así como los obstáculos que aparecen al migrar sin un plan de acción previo y los beneficios de completar la transición puntual a un sistema que sí vale la pena. Acompáñanos.

Las presiones externas

El entorno contable no es estático, y en ocasiones, el ritmo de actualización en las disposiciones fiscales es complejo de seguir: destaquemos al CFDI 4.0, que ha obligado a los negocios a modificar sus procesos de emisión y validación de comprobantes a través de un programa en sincronía con estas reglas.

Otro ejemplo reciente es la evolución del complemento Carta Porte, que ha pasado por múltiples versiones en un corto periodo, con ajustes que impactan en la contabilidad de quienes trasladan mercancía.

A lo anterior también se suma el cumplimiento con el Anexo 24 para llevar la contabilidad electrónica, así como la capacidad de generar pólizas contables asociadas a comprobantes, mantener respaldo estructurado de la información y facilitar la entrega ordenada de archivos cuando la autoridad lo solicita.

En un afán por encontrar la plataforma perfecta, los usuarios aceptan la oportunidad de probar un software contable de proveedores como Siigo Aspel (COI es gratis), punto bastante conveniente para conocer las funcionalidades principales que la integran y utilizarlas en contextos reales.

Indicadores de que tu programa ya perdió la batalla

Tareas manuales que deberían estar automatizadas: se tiene que delegar la captura de pólizas, el importar CFDI y las conciliaciones bancarias al software.

Incompatibilidad con las actualizaciones del SAT: cuando los comprobantes no se emiten bajo el estándar vigente o no reconoce complementos como Carta Porte o Recibo de Nómina en sus versiones actualizadas, el cumplimiento fiscal se vuelve más complejo, por lo cual, surge un retraso el flujo de trabajo y genera correcciones innecesarias.

Procesos duplicados: si la información debe registrarse varias veces en distintos módulos, hay un problema de eficiencia que termina saturando a los equipos contables y retrasando los entregables.

Poca visibilidad sobre la información clave: una tecnología que no da claridad mediante reportes con información clara y actualizada, compromete la estrategia financiera y dificulta el análisis oportuno.

Limitaciones en el control documental: Hay que considerar un cambio y explorar algún software contable gratis cuando no haya posibilidades de mantener un respaldo ordenado, ni de facilitar la localización de documentos específicos durante una revisión fiscal, ya que representa un riesgo innecesario.

Características de sistema funcional

Se debe hacer parte de la operación a un sistema que tenga la capacidad para generar pólizas automáticas a partir de los CFDI, con clasificación contable incluida para disminuir el número de errores de captura y que haya una consistencia en la información.

De igual manera, lo ideal es seleccionar una alternativa que cuente con integración bancaria, tanto para conciliación como para la gestión de pagos; validación en línea de los comprobantes (emitidos y recibidos), cosa útil ante auditorías, y que trabaje con la versión vigente del CFDI y sus complementos.

¿Qué más? También es relevante que haga reportes configurables de acuerdo a lo que va requiriendo el negocio y poder visualizar en segundos el avance de ingresos, gastos, cuentas por pagar o el estado de conciliaciones, de tal modo que el área contable consiga responder con rapidez ante cualquier solicitud.

De hecho, Siigo Aspel COI, software que ya mencionamos con anterioridad, cuenta con estos elementos, permitiéndole al usuario responder a los lineamientos del SAT mientras automatiza gran parte del proceso contable. Pese a que no es la única opción disponible, sí representa un ejemplo claro de lo que se puede esperar de una tecnología preparada para este entorno.

¿Por qué cambiar antes de cerrar el año?

Dado que varias empresas reducen el volumen de operaciones no esenciales o estabilizan ciertos procesos contables en los meses finales del año, aparece una ventana de oportunidad para planear y hacer pruebas internas en las que no se comprometa la entrega de nada.

En sí, lo más recomendable es que la implementación de un programa se haga con tiempo para:

Adaptarlo a las particularidades del negocio.
Capacitar a quienes lo utilizarán.
Validar que la información histórica haya sido migrada correctamente.

Si se deja dicha tarea para el primer trimestre del año, cuando la carga operativa es mayor, podría disparar el estrés por la acumulación de trabajo; además, en ciertas organizaciones las decisiones de inversión tecnológica se cierran junto con el ejercicio fiscal, por lo cual, no está de más justificar la migración como una mejora operativa a la que conviene destinar recursos.

Por último, el nuevo ejercicio con una herramienta ya operativa borra la necesidad de ajustes a mitad de camino y que el arranque pueda darse desde el primer día, beneficiando la productividad del equipo contable y la calidad de la información que recibe la dirección financiera.

¿Cómo hacer una transición ordenada?

Antes de cualquier cambio, es necesario identificar qué no está funcionando en el sistema actual y qué se espera resolver con la nueva plataforma.

Lo que sigue es asegurar una copia de los datos contables como pólizas, catálogos, saldos y CFDI asociados.

Después, vale la pena realizar una transición por etapas: primero pruebas en entornos paralelos, luego adopción por áreas y finalmente operación completa.