¿Qué características distinguen a un buen sistema contable?

Tanto la gestión financiera de una pyme, como prestar servicios contables a terceros, implica una serie de responsabilidades con las que es indispensable cumplir en tiempo y forma; sin embargo, las personas a cargo de hacerlo llegan a saturarse a un punto tal en el que parece difícil acabar con todos los pendientes en una fecha estimada.

Debido a que las jornadas de trabajo son cada vez más exigentes, el uso de tecnología especializada como los software de contabilidad para contadores se ha convertido en una práctica común para los profesionales que necesitan entregar resultados puntuales.

Hasta aquí, ¿cuál es el problema? Que no todos los sistemas en el mercado de Colombia son aptos para responder a los retos del día a día. Aunque podría parecer que hacen lo mismo, en realidad hay algunos que destacan por funcionalidades como las que te enlistaremos a continuación.

Gestión integral de clientes y proveedores

El verdadero valor de una solución contable funcional es ayudarle a entender al usuario cómo evoluciona cada relación comercial, al mismo tiempo que facilita su administración. Por ejemplo:

Al consultar la información de un cliente, debería ser visible su historial completo: facturas emitidas, pagos recibidos, notas crédito aplicadas y fechas relevantes, ya que así es posible decidir si es necesario, quizás, extender plazos, enviar recordatorios o ajustar condiciones según el comportamiento de pago.

En el caso de proveedores, es igual de útil saber cuánto se ha facturado en un periodo, qué pagos están programados y si se han registrado anticipos, puesto que dichos datos son de ayuda cuando se trata de negociar, e incluso, de reducir el margen de error en registros contables.

Características de esta índole convierten a un sistema para contadores independientes y aquellos que trabajan dentro de una empresa, en una alternativa que ahorra tiempo y favorece la precisión de las tareas ejecutadas; todo en una sola plataforma.

Automatización de procesos contables

Lo ideal es que una herramienta, al registrar una factura electrónica, pueda crear en automático su asiento contable, clasificar los impuestos y hasta vincular el documento a la cuenta por cobrar correspondiente; para las conciliaciones bancarias, debería ser capaz de importar extractos, sugerir cruces y validar movimientos.

¿Eso es todo? No. Se recomienda buscar un software en el que sea factible programar cálculos de impuestos, generar declaraciones preliminares y activar alertas ante inconsistencias o vencimientos próximos para asegurar que toda la información está reflejada correctamente.

Importante a tener en cuenta: la automatización no significa perder control, sino todo lo contrario. Es una oportunidad de potenciar la productividad y transformar horas de trabajo repetitivo en análisis que luego sean de ayuda a la hora de establecer estrategias puntuales de mejora.

Datos confiables para decidir con criterio

A quienes les interesa que la información contable esté siempre organizada y actualizada, entonces tienen que adquirir un sistema de calidad que centralice todos los datos empleados, y además, disponga de la opción de crear reportes personalizables que ofrezcan una lectura nítida del desempeño financiero actual.

Algunos ejemplos son: estado de resultados, balance general, flujo de caja, cartera por edades, entre otros. A partir del análisis de los mencionados, el usuario logrará detectar tendencias y anticipar necesidades de liquidez, así como ajustar presupuestos.

Ciertos programas llegan a ser útiles para pymes al integrar tableros interactivos que muestran métricas clave desde el inicio de sesión con el fin de que se oriente la atención hacia los puntos críticos del negocio, como ingresos del mes, cuentas por cobrar vencidas, impuestos generados o indicadores de rentabilidad.

Cumplimiento tributario sin dolores de cabeza

Es indispensable encontrar una solución contable diseñada para adaptarse a las actualizaciones de la normativa tributaria y hacer que el cumplimiento se lleve a cabo quitando del camino procesos paralelos o retrabajo.

Y, como bien se sabe, la facturación electrónica es un punto no negociable, por lo tanto, la herramienta debe poder emitir comprobantes válidos ante la DIAN, con campos ajustados al anexo técnico vigente y estar preparada para incluir documentos como el Documento Equivalente Electrónico o las notas crédito, con sus respectivas validaciones y numeraciones automáticas.

¿Qué más? Es un plus que simplifique la preparación de reportes fiscales, desde las declaraciones de IVA hasta los formatos de medios magnéticos, pues al contar con estructuras que ya agrupen la información según lo exige la autoridad tributaria, logra disminuir equivocaciones potenciales para que se hagan entregas puntuales.

Seguridad y respaldo

Por supuesto: este tipo de tecnologías albergan datos confidenciales, cuya integridad tiene que ser priorizada. La forma en la que los software contables protegen las cifras financieras y los registros tributarios es incorporando medidas de seguridad desde su diseño.

Eso incluye controles de acceso por perfil, trazabilidad de movimientos; respaldo automático en la nube y encriptación de datos, aspectos que en el día a día no se ven, pero son un escudo contra imprevistos que ponen en riesgo la confidencialidad de la información, como es el caso de los accesos no autorizados.

Respecto a los respaldos… La plataforma debe darle la oportunidad al usuario de recuperar versiones anteriores y consultar registros históricos, ya que así, se sentirá con la confianza de seguir trabajando sin temor a que algo se pierda y no pueda recuperarse.

Soporte, actualizaciones y evolución continua

La elección de un buen programa sí o sí tiene que contemplar lo siguiente:

• Actualizaciones frecuentes sin intervención manual, ni necesidad de migración a otras herramientas.

• Un servicio de atención al cliente con canales de soporte por chat, teléfono, etc., al igual que tutoriales y material de apoyo que les sirva a las personas a aprender a utilizar el sistema.

• Capacidad de crecimiento paralelo, es decir, que el software acompañe el crecimiento de un negocio o el incremento en la carga de trabajo de los contadores, dándoles la opción de usar más funcionalidades.

En el mercado colombiano, Siigo destaca por integrar muchos de esos elementos en una plataforma en la nube adaptada a las necesidades locales; posee un modelo escalable y mantiene actualizados sus módulos de facturación de acuerdo con la normativa y los anexos exigidos por la DIAN.

También ofrece soporte técnico, incluso capacitación para la puesta en marcha del software. En definitiva, es un ejemplo real de lo que un buen software debe reunir tanto para empresas, como para contadores independientes.