7 tips sobre facturación electrónica para gerentes de empresas

En Colombia, la facturación electrónica no solo es una opción, sino una obligación para muchos sectores empresariales, ya que es un deber fiscal y está regulada estrictamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Sin embargo, también tiene una serie de beneficios en la gestión empresarial.

Por tanto, para los gerentes que buscan, además de cumplir con la normativa, también mejorar la eficiencia operativa y conseguir otros beneficios, es crucial entender y adoptar adecuadamente un software de facturación. Pensando en ello, compartimos algunos tips sobre facturación electrónica dirigidos a gerentes de empresas en Colombia.

1. Conozca la normativa vigente

La base para una correcta implementación de la facturación electrónica es conocer a fondo la normativa establecida por la DIAN. Esto incluye:

• Conocer las obligaciones fiscales a las que está sujeto tu negocio y estar al día con los últimos cambios legislativos, entender los requisitos técnicos y administrativos, y conocer los plazos para su implementación.
• Por ejemplo, ahora los documentos equivalentes que se expedían en papel (como las notas débito y crédito, las facturas de contado y las facturas electrónicas de viajero) deben emitirse en formato electrónico.
• La ignorancia de estas normas puede llevar a omisiones, sanciones y complicaciones legales que afectan la operatividad de la empresa.
• Recursos como los manuales y comunicados de la DIAN son esenciales para mantenerse informado y asegurar la conformidad con las regulaciones.

2. Elija un proveedor autorizado por la DIAN

Seleccionar un proveedor tecnológico de facturación electrónica, autorizado por la DIAN, es crucial. Este debe garantizar no solo el cumplimiento con la normativa vigente, sino también la seguridad, confiabilidad y eficiencia del sistema de facturación electrónica. Se sugiere evaluar factores como:

• La experiencia del proveedor
• Calidad del servicio proporcionado
• Costos asociados y lo que incluye
• Soporte técnico ofrecido

Lo más importante es que el proveedor cuente con una infraestructura tecnológica adecuada para la generación de las facturas electrónicas, de acuerdo con los formatos electrónicos establecidos por la DIAN; así como para el envío, recepción y conservación de los comprobantes fiscales.

Todo esto es fundamental para poder cumplir con las especificaciones de las autoridades fiscales y poder conseguir la autorización en los comprobantes fiscales emitidos, que permitan dar continuidad a la operación comercial de la empresa.

3. Capacite a su equipo de trabajo

La eficacia de la facturación electrónica depende en gran medida del conocimiento y habilidad de quienes la operan:

• Capacitar al equipo en los aspectos técnicos y administrativos del sistema no solo minimiza errores, sino que también optimiza el uso de la herramienta.
• Esto implica entender desde la generación y transmisión hasta la recepción y almacenamiento seguro de las facturas electrónicas.

De cualquier manera, le sugerimos seleccionar un sistema de facturación que sea de uso intuitivo y con un proveedor que ofrezca capacitación y buen soporte técnico, para que la curva de aprendizaje sea lo más ágil posible.

4. Integre la facturación con sus sistemas de gestión

Para maximizar los beneficios de la facturación electrónica, es recomendable su integración con otros sistemas de gestión empresarial como sistemas de contabilidad, de nómina, de productividad o un software empresarial:

• Esta integración permite una automatización de procesos que reduce la carga de trabajo manual.
• Además, mejora el flujo de información dentro de la empresa, facilitando una gestión más ágil y menos propensa a errores.

Lo más recomendable es contratar un sistema de facturación con un proveedor tecnológico que ofrezca una amplia gama de soluciones empresariales, para todo tipo de procesos, con el fin de simplificar y automatizar diversas tareas, así como reducir errores y ahorrar tiempo.

Además, al unificar la información de diferentes departamentos, es posible tener una visión completa del negocio para poder tomar decisiones de manera más informada y oportuna.

5. Garantice la seguridad de la información

La seguridad es un aspecto crítico en la facturación electrónica. Por ello, se recomienda implementar medidas robustas para proteger la información fiscal y datos delicados de la empresa:

• Esto incluye el uso de certificados digitales, firewalls, soluciones antivirus y protocolos de seguridad avanzados.
• Además, busque un proveedor confiable, para asegurar que la información está protegida contra accesos no autorizados y fraudes.

Recuerda que la seguridad de tu sistema es un punto clave para la reputación de la empresa, ya que los clientes se sienten más seguros al tener relación comercial con negocios que demuestren un compromiso con la protección de su información confidencial.

6. Monitoree el proceso de facturación electrónica

Una gestión efectiva requiere un monitoreo constante del sistema de facturación electrónica. Esto permite detectar y corregir errores a tiempo, identificar áreas de mejora y optimizar continuamente el rendimiento del sistema. Lo más recomendable es:

• Establecer métricas relevantes para evaluar el correcto funcionamiento del software integrado, como la tasa de entrega de facturas, el tiempo de procesamiento, la cantidad de errores y la satisfacción del usuario. Puede ser de gran utilidad definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs).

• También se sugiere realizar pruebas periódicas: para verificar la integridad de la conexión, la validez de los datos intercambiados y el cumplimiento de los estándares de facturación electrónica.

7. Aproveche los beneficios de la facturación electrónica

Más allá de cumplir con una obligación legal, la facturación electrónica ofrece beneficios significativos como:

• La reducción de costos operativos, al automatizar una serie de procesos.
• Mejora en la eficiencia de las tareas administrativas, al requerir menos tiempo.
• Incrementa la transparencia y el acceso a datos estratégicos para la toma de decisiones.
• Contribuye a mejorar el cumplimiento fiscal sin errores u omisiones.
• Una contribución notable al cuidado del ambiente al reducir el uso de papel.

Entender y capitalizar estos beneficios puede transformar la facturación electrónica en una ventaja competitiva para la empresa.

Conclusión

Adoptar la facturación electrónica es mucho más que un requisito legal; es una oportunidad para mejorar integralmente la gestión empresarial:

Manteniéndose actualizado, eligiendo proveedores adecuados, capacitando al personal, integrando sistemas, garantizando la seguridad, monitoreando el proceso y aprovechando los beneficios inherentes, los gerentes pueden optimizar significativamente la eficiencia y la productividad de sus empresas.

La clave está en implementar y gestionar este sistema no solo como un cumplimiento normativo, sino como parte de una estrategia de negocio bien fundamentada y orientada a la optimización de procesos.